Syndicat 535-555 Des Pionniers
NEQ – 1162441944
« RÈGLEMENT »
Lors de l’assemblée générale annuelle tenue le 5 août 2013, les propriétaires des condos ont décidé de modifier les règles décrivant le mode de fonctionnement du Syndicat 535-555 des Pionniers
ARTICLE I – DEFINITION ET INTERPRÉTATION
1.1 Définitions
À moins d’une disposition express au contraire, dans ce Règlement :
- a) « Loi » : désigne la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38) et tout amendement subséquent;
- b) « Syndicat » : désigne le Syndicat 535-555 Des Pionniers;
- c) « Registraire » : désigne l’autorité gouvernementale (registraire des entreprises du Québec) chargée de réglementer les entreprises, les personnes et les associations faisant des affaires au Québec;
1.2 Définitions de la Loi
Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux dispositions de ce Règlement.
1.3 Interprétation du Règlement
L’interprétation du Règlement relève du Conseil d’administration.
ARTICLE II – SIÈGE SOCIAL
Le siège social de la corporation est situé au 551 Des Pionniers dans le district judiciaire de Joliette. Le Syndicat peut, dans les limites du lieu indiqué dans ses statuts, changer l’adresse de son siège social par résolution des membres en assemblée annuelle et en donnant avis du changement d’adresse au registraire.
ARTICLE III – LES MEMBRES
3.1 Membre
Est membre toute personne qui est propriétaire d’un condo qui paie ses frais de condo.
3.2 Informations
Le membre s’engage à fournir au Syndicat les informations suivantes : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, assurance responsabilité civile.
3.3 Droits et privilèges du membre
Le membre jouit de tous les droits et privilèges conférés par les statuts et le règlement du Syndicat. Seuls les membres ont le droit d’assister aux assemblées des membres du Syndicat et de voter.
ARTICLE IV- ASSEMBLÉES DES MEMBRES
4.1 Assemblée générale annuelle (AGA)
L’assemblée générale annuelle est tenue dans les délais prévus par la Loi à l’endroit, à la date et à l’heure déterminés par résolution du Conseil d’administration. L’assemblée annuelle est tenue de façon statutaire dans le but de recevoir les états financiers, d’informer et élire les administrateurs.
4.1.1 Toutes les décisions seront prises par la majorité des membres lors d’assemblés en tenant compte du nombre de voix.
4.1.2 Le montant des frais de condo et le mode de perception seront proposés par le Conseil d’administration et approuvés par les membres lors de l’assemblée annuelle.
4.1.3 Le Conseil d’administration élu pourra préparer les règlements qu’il juge nécessaires, les proposer aux membres et les faire voter par ceux-ci lors d’une assemblée pour qu’ils deviennent effectifs.
4.2 Assemblées spéciales
4.2.1 Convocation par le Conseil d’administration
Une assemblée spéciale peut être convoquée par le Conseil d’administration au besoin, à l’endroit, à la date et à l’heure déterminée par résolution du Conseil d’administration.
4.2.2 Sur demande écrite
Le Conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur réception d’une demande écrite, signée par au moins deux (2) membres, spécifiant le but et les objets d’une telle assemblée. Cette assemblée doit être tenue dans les 30 jours de la réception de la demande, à la date et à l’heure déterminées par résolution du Conseil d’administration.
4.3 Avis de convocation
4.3.1 Avis des assemblées annuelles
Un avis écrit est transmis de mains à mains à chacun des membres à leur adresse au moins 15 jours à l’avance. Cet avis mentionne le lieu, la date et l’heure ainsi que l’ordre du jour de la réunion. La non réception d’un avis par un membre n’invalidera pas l’assemblée.
4.3.2 Avis des assemblées spéciales
Tout avis de convocation à une assemblée spéciale mentionne le lieu, la date, l’heure et les sujets à l’ordre du jour de l’assemblée. Le délai de convocation doit être de 7 jours.
4.3.3 Omission de transmettre l’avis
L’omission involontaire de transmettre un avis d’assemblée, ou le fait qu’un membre ne l’ait pas reçu n’invalide de ce fait aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à cette assemblée.
4.4 Quorum
4.4.1 Le quorum à l’assemblée générale annuelle est constitué des membres présents.
4.4.2 Le quorum aux assemblées spéciales convoquées par le Conseil d’administration est de quatre (4) membres.
4.5 Permanence du quorum
Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant le cours de l’assemblée.
4.6 Votation
Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix des membres présents à moins de spécifications contraires prévues à la Loi et au règlement. Le vote se prend à main levée à moins que le scrutin secret ne soit réclamé par la majorité des membres présents. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un (1) scrutateur, avec pour fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler les résultats du vote et de les communiquer au président d’assemblée.
4.7 Présidence de l’assemblée
Le président du Syndicat ou à défaut toute personne désignée par l’assemblée générale des membres préside l’assemblée des membres et agit à titre de secrétaire de l’assemblée.
4.8 Procédure d’assemblée
Le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute réunion de l’assemblée ou toute résolution écrite adoptée par celle-ci, dans les 30 jours de l’assemblée ou de l’adoption de la résolution
ARTICLE V – Conseil d’administration
5.1 Constitution
Tous les administrateurs au conseil d’administration doivent être propriétaires occupants d’un condo.
Le Conseil d’administration se compose de :
- le président;
- vice-président;
- secrétaire
Tous les administrateurs au conseil d’administration doivent être propriétaires occupants d’un condo.
5.2 Élection
Lors de l’assemblée générale, s’il y a un poste vacant ou si de nouvelles personnes expriment le désir de faire partie du Conseil d’administration, il y aura un vote.
5.3 Durée du mandat
Le Conseil d’administration élu aura la commande et la gestion des affaires du Syndicat pour une période de deux ans. Chaque membre du Conseil d’administration peut être réélu.
5.4 Réunions du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration élu siège au moins deux (2) fois par année ou aussi souvent que nécessaire, sur convocation du Président. Tout membre du Conseil d’administration doit assister aux réunions
5.5 Avis de convocation
Le délai de convocation à toute assemblée du Conseil d’administration du Syndicat est de sept (7) jours ouvrables au moins avant la tenue de l’assemblée. L’ordre du jour doit être envoyé aux membres dans ce délai.
5.6 Quorum
Le quorum est de deux (2) administrateurs.
5.7 Vote
Les décisions du Conseil d’administration sont prises à la majorité simple des voix des administrateurs présents. Le vote est pris à main levée sauf si un administrateur demande le vote au scrutin secret. En cas d’égalité des voix, le président peut exercer un vote prépondérant.
5.8 Procédure
Le président doit présider toute assemblée du Conseil d’administration
5.9 Vacance
S’il existe un poste vacant au Conseil d’administration, le président peut le combler.
5.10 Pouvoirs
Le Conseil d’administration administre les affaires du Syndicat dans la poursuite de ses objectifs et passe, en son nom, tous les contrats que le Syndicat peut valablement passer; d’une façon générale, il exerce tous les autres pouvoirs et pose tous les autres actes que le Syndicat est autorisé à exercer et à poser en vertu de ses statuts, de la Loi ou à quelque autre titre que ce soit.
5.11 Rémunération
Aucun membre du Conseil d’administration ne sera autorisé à recevoir un salaire ou une compensation du Syndicat. Cependant, les dépenses faites avec l’autorisation du Président seront remboursées sur présentation de pièces justificatives.
ARTICLE VI – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
6.1 Président
Le Président présidera toutes les réunions du Conseil d’administration ainsi que l’assemblée annuelle des membres. Il présentera lors de chaque assemblée annuelle des membres une rétrospective des événements depuis la dernière assemblée annuelle. Il s’assurera que tous les livres, rapports et certificats requis par la loi soient correctement gardés ou classés. Le président produira annuellement les déclarations de revenus du Syndicat au niveau fédéral et provincial
6.2 Secrétaire
Le Secrétaire aura le soin et la garde de tous les biens et argents appartenant au Syndicat et sera responsable de tels argents ou valeurs. Il déposera à une banque régulière d’affaires tout l’argent du Syndicat sauf pour affaires courantes, il conservera une petite caisse de cent dollars (100$) maximum. Il produira annuellement, ou sur demande du Président un compte rendu écrit des finances du Syndicat et ce rapport sera physiquement déposé à la réunion annuelle des membres.
6.3 Vice-Président
Le Vice-Président a la responsabilité des archives du Syndicat
ARTICLE VII – DISPOSITIONS FINANCIÈRES
7.1 Exercice financier
L’exercice financier du Syndicat se termine le 31 mai de chaque année ou à toute autre date fixée par le Conseil d’administration.
7.2 Signatures
Tous les chèques sont signés (deux signatures) par le président, le vice-président et le secrétaire.
7.3 Fond de prévoyance du syndicat
Ce fonds doit être en partie liquide, disponible à court terme et son capital doit être garanti. Il est la propriété du syndicat et son utilisation est déterminée par le conseil d’administration. Tous les cinq ans, le conseil d’administration obtient une étude du fonds de prévoyance établissant les sommes nécessaires pour que ce fonds soit suffisant pour couvrir le coût estimatif des réparations majeures et de remplacement des parties communes. Cette étude est réalisée conformément aux normes établies par un règlement du gouvernement, lequel désigne notamment les ordres professionnels dont les membres sont habilités à faire ces études.
Jusqu’à ce que nous obtenions l’étude du fonds de prévoyance, notre fond de prévoyance doit corresponde à un minimum de 1% de la valeur de reconstruction de l’immeuble De plus, compte tenu que la loi 141 oblige le syndicat à constituer un fonds d’auto-assurance liquide et disponible à court terme, notre fond de prévoyance conservera un minimum de $3,000 de plus que le minimum de 1%, ce $3,000 servira à payer les franchises prévues par les assurances souscrites par le syndicat, il demeure la propriété du syndicat.
7.4 Liquidité bancaire
Conservation d’environ 1500$ dans le comte TD, l’excédent est placé à un compte d’affaire Tangerine.
7.5 Contrats
Chaque contrat et autres documents requérant la signature du Syndicat sont au préalable approuvé par résolution du Conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et le secrétaire.
7.5.1 Lors de travaux ou d’achat excédent $500
Trois soumissions sont nécessaires, minimum deux pour réaliser ces dépenses au budget.
7.6 Carnet d’entretien
La forme, le contenu et les modalités de tenue et de révision du carnet d’entretien sont sous la responsabilité des membres du conseil d’administration qui ont la responsabilité de l’établir et de le réviser. Il doit être disponible aux copropriétaires (voir site web)
7.7 Améliorations aux parties privatives
Le syndicat conservera le contenu des améliorations aux parties privatives. Chaque copropriétaire a la responsabilité de transmettre au syndicat ces informations
7.8 Assurance responsabilité civiles des copropriétaires
Chaque copropriétaire doit posséder une assurance responsabilité civile d’au moins un million de dollars. Le syndicat conservera les informations dans son registre
7.9 Frais de condo
Chaque copropriétaire doit au début de chaque mois payer les frais de condo établis à l’unanimité par les copropriétaires lors d’une assemblée.
ARTICLE VIII – MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT
8.1 Modifications
Le Conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent Règlement. Le Règlement ainsi adopté par le Comité de Direction a d’effet seulement jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres et, à défaut d’y être sanctionné, il cesse d’être en vigueur à partir de ce moment. La sanction des membres requiert la majorité simple du vote, à moins de disposition contraire de la Loi
8.2 Dissolution
Advenant la dissolution du Syndicat, le Conseil d’administration convoque une assemblée spéciale pour proposer les modalités de dissolution qui seront appelés à être votées par les membres présents.
8.3 Location de condo
Le copropriétaire qui loue sa partie privative doit en aviser le syndicat. Il indique le nom du locataire, la durée du bail ainsi que la date à laquelle il lui a remis une copie du règlement de l’immeuble. Il en est de même, compte tenu des adaptations nécessaires, lorsque la partie privative est autrement occupée. Le copropriétaire demeure toutefois membre du syndicat et conserve son droit de vote aux assemblées, à moins de donner à son locataire un mandat à cet effet. Le locataire est lié par la déclaration de copropriété à tous les règlements de l’immeuble.
8.4 Vocation de l’immeuble
La vocation est résidentielle directement reliée au mode de vie choisi par les copropriétaires.