Règles administratives

Syndicat 535-555 Des Pionniers

NEQ – 1162441944

« RÈGLEMENT »

Lors de l’assemblée générale annuelle tenue le 5 août 2013, les propriétaires des condos ont décidé de modifier les règles décrivant le mode de fonctionnement du Syndicat 535-555 des Pionniers

ARTICLE I – DEFINITION ET INTERPRÉTATION

1.1 Définitions

À moins d’une disposition express au contraire, dans ce Règlement :

a) « Loi » : désigne la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38) et tout amendement subséquent;

b) « Syndicat » : désigne le Syndicat 535-555 Des Pionniers;

c) « Registraire » : désigne l’autorité gouvernementale (registraire des entreprises du Québec) chargée de réglementer les entreprises, les personnes et les associations faisant des affaires au Québec;

1.2 Définitions de la Loi

Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux dispositions de ce Règlement.

1.3 Interprétation du Règlement

L’interprétation du Règlement relève du Conseil d’administrration.

ARTICLE II – SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la corporation est situé au 551 Des Pionniers dans le district judiciaire de Joliette. Le Syndicat peut, dans les limites du lieu indiqué dans ses statuts, changer l’adresse de son siège social par résolution des membres en assemblée annuelle et en donnant avis du changement d’adresse au registraire.

ARTICLE III – LES MEMBRES

3.1 Membre

Est membre toute personne qui est propriétaire d’un condo qui paie ses frais de condo.

3.2 Informations

Le membre s’engage à fournir au Syndicat les informations suivantes : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel.

3.3 Droits et privilèges du membre

Le membre jouit de tous les droits et privilèges conférés par les statuts et le règlement du Syndicat. Seuls les membres ont le droit d’assister aux assemblées des membres du Syndicat et de voter.

ARTICLE IV- ASSEMBLÉES DES MEMBRES

4.1 Assemblée annuelle

L’assemblée générale annuelle est tenue dans les délais prévus par la Loi à l’endroit, à la date et à l’heure déterminés par résolution du Conseil d’administration. L’assemblée annuelle est tenue de façon statutaire dans le but de recevoir les états financiers, d’informer et élire les administrateurs.

4.1.1 Toutes les décisions seront prises par la majorité des membres lors d’assemblés en tenant compte du nombre de voix.

4.1.2 Le montant des frais de condo et le mode de perception seront proposés par le Conseil d’administration et approuvés par les membres lors de l’assemblée annuelle.

4.1.3 Le Conseil d’administration élu pourra préparer les règlements qu’il juge nécessaires, les proposer aux membres et les faire voter par ceux-ci lors d’une assemblée pour qu’ils deviennent effectifs.

4.2 Assemblées spéciales

4.2.1 Convocation par le Conseil d’administration

Une assemblée spéciale peut être convoquée par le Conseil d’administration au besoin, à l’endroit, à la date et à l’heure déterminée par résolution du Conseil d’administration.

4.2.2 Sur demande écrite

Le Conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur réception d’une demande écrite, signée par au moins deux (2) membres, spécifiant le but et les objets d’une telle assemblée. Cette assemblée doit être tenue dans les 30 jours de la réception de la demande, à la date et à l’heure déterminées par résolution du Conseil d’administration.

4.3 Avis de convocation

4.3.1 Avis des assemblées annuelles

Un avis écrit est transmis de mains à mains à chacun des membres à leur adresse au moins 15 jours à l’avance. Cet avis mentionne le lieu, la date et l’heure ainsi que l’ordre du jour de la réunion. La non réception d’un avis par un membre n’invalidera pas l’assemblée.

4.3.2 Avis des assemblées spéciales

Tout avis de convocation à une assemblée spéciale mentionne le lieu, la date, l’heure et les sujets à l’ordre du jour de l’assemblée. Le délai de convocation doit être de 7 jours.

4.3.3 Omission de transmettre l’avis

L’omission involontaire de transmettre un avis d’assemblée, ou le fait qu’un membre ne l’ait pas reçu n’invalide de ce fait aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à cette assemblée.

4.4 Quorum

4.4.1 Le quorum à l’assemblée générale annuelle est constitué des membres présents.

4.4.2 Le quorum aux assemblées spéciales convoquées par le Conseil d’administration est de quatre (4) membres.

4.5 Permanence du quorum

Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant le cours de l’assemblée.

4.6 Votation

Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix des membres présents à moins de spécifications contraires prévues à la Loi et au règlement. Le vote se prend à main levée à moins que le scrutin secret ne soit réclamé par la majorité des membres présents. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un (1) scrutateur, avec pour fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler les résultats du vote et de les communiquer au président d’assemblée.

4.7 Présidence de l’assemblée

Le président du Syndicat ou à défaut toute personne désignée par l’assemblée générale des membres préside l’assemblée des membres et agit à titre de secrétaire de l’assemblée.

4.8 Procédure d’assemblée

Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports.

ARTICLE V – Conseil d’administration

5.1 Constitution

Le Conseil d’administration se compose de :

· le président;

· vice président;

· secrétaire

5.2 Élection

Lors de l’assemblée générale, s’il y a un poste vacant ou si de nouvelles personnes expriment le désir de faire partie du Conseil d’administration, il y aura un vote.

5.3 Durée du mandat

Le Conseil d’administration élu aura la commande et la gestion des affaires du Syndicat pour une période de deux ans. Chaque membre du Conseil d’administration peut être réélu.

5.4 Réunions du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration élu siège au moins deux (2) fois par année ou aussi souvent que nécessaire, sur convocation du Président. Tout membre du Conseil d’administration doit assister aux réunions

5.5 Avis de convocation

Le délai de convocation à toute assemblée du Conseil d’administration du Syndicat est de sept (7) jours ouvrables au moins avant la tenue de l’assemblée. L’ordre du jour doit être envoyé aux membres dans ce délai.

5.6 Quorum

Le quorum est de deux (2) administrateurs.

5.7 Vote

Les décisions du Conseil d’administration sont prises à la majorité simple des voix des administrateurs présents. Le vote est pris à main levée sauf si un administrateur demande le vote au scrutin secret. En cas d’égalité des voix, le président peut exercer un vote prépondérant.

5.8 Procédure

Le président doit présider toute assemblée du Conseil d’administration

5.9 Vacance

S’il existe un poste vacant au Conseil d’administration, le président peut le combler.

5.10 Pouvoirs

Le Conseil d’administration administre les affaires du Syndicat dans la poursuite de ses objectifs et passe, en son nom, tous les contrats que le Syndicat peut valablement passer; d’une façon générale, il exerce tous les autres pouvoirs et pose tous les autres actes que le Syndicat est autorisée à exercer et à poser en vertu de ses statuts, de la Loi ou à quelque autre titre que ce soit.

5.11 Rémunération

Aucun membre du Conseil d’administration ne sera autorisé à recevoir un salaire ou une compensation du Syndicat. Cependant, les dépenses faites avec l’autorisation du Président seront remboursées sur présentation de pièces justificatives.

ARTICLE VI – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1 Président

Le Président présidera toutes les réunions du Conseil d’administration ainsi que l’assemblée annuelle des membres. Il présentera lors de chaque assemblée annuelle des membres une rétrospective des événements depuis la dernière assemblée annuelle. Il s’assurera que tous les livres, rapports et certificats requis par la loi soient correctement gardés ou classés. Le président produira annuellement les déclarations de revenus du Syndicat au niveau fédéral et provincial

6.2 Secrétaire

Le Secrétaire aura le soin et la garde de tous les biens et argents appartenant au Syndicat et sera responsable de tels argents ou valeurs. Il déposera à une banque régulière d’affaires tout l’argent du Syndicat sauf pour affaires courantes, il conservera une petite caisse de cent dollars (100$) maximum. Il produira annuellement, ou sur demande du Président un compte rendu écrit des finances du Syndicat et ce rapport sera physiquement déposé à la réunion annuelle des membres.

6.3 Vice-Président

Le Vice Président a la responsabilité des archives du Syndicat

ARTICLE VII – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

7.1 Exercice financier

L’exercice financier du Syndicat se termine le 31 mai de chaque année ou à toute autre date fixée par le Conseil d’administration.

7.2 Signatures

Tous les chèques sont signés (deux signatures) par le président, le vice président et le secrétaire.

7.3 Fond de prévoyance du syndicat

Le résultat financier annuel devient le fond de prévoyance. Il doit être affecté à des réparations majeures et remplacements. De plus, compte tenu que la loi 141 oblige le syndicat à constituer un fonds d’auto-assurance liquide et disponible à court terme, notre fond de prévoyance conservera un minimum de $3 000 qui servira à payer les franchises prévues par les assurances souscrites par le syndicat, il demeure la propriété du syndicat.

7.4 Liquidité bancaire

Conservation d’environ 1500$ dans le comte TD, l’excédent est placé à un compte d’affaire Tangerine.

7.5 Contrats

Chaque contrat et autres documents requérant la signature du Syndicat sont au préalable approuvés par résolution du Conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et le secrétaire.

7.5.1 Lors de travaux ou d’achat excédent $500

Trois soumissions sont nécessaires, minimum deux pour réaliser ces dépenses au budget.

ARTICLE VIII – MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT

8.1 Modifications

Le Conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent Règlement. Le Règlement ainsi adopté par le Comité de Direction a d’effet seulement jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres et, à défaut d’y être sanctionné, il cesse d’être en vigueur à partir de ce moment. La sanction des membres requiert la majorité simple du vote, à moins de disposition contraire de la Loi

8.2 Dissolution

Advenant la dissolution du Syndicat, le Conseil d’administration convoque une assemblée spéciale pour proposer les modalités de dissolution qui seront appelés à être votées par les membres présents.

8.3 Location de condo

On peut louer sa copropriété. Il faut aviser le syndicat, qui inscrira le nom du locataire au registre de copropriété. Le copropriétaire demeure toutefois membre du syndicat et conserve son droit de vote aux assemblées, à moins de donner à son locataire un mandat à cet effet. Le locataire est lié par la déclaration de copropriété et tous les règlements de l’immeuble.

8.4 Vocation de l’immeuble

La vocation est résidentielle directement reliée au mode de vie choisi par les copropriétaires.